不懂会计建账的方法和流程？看了这个成为会计老司机(小企业用财务软件,关键词优化)

注：本文为《王小菜学会计》教程的一部分，版权为本文作者所有。

终于到了建账这一步了。小菜虽然来公司不久，但感觉等建账这一天的到来等了很久似的。

所谓建账，是指备齐做账所需的账簿、设备、软件、工具、物料等物质条件，选取合适的会计制度和会计科目体系，对会计科目特别是二级以下科目进行增减、修改、调整，录入期初数额和本年累计发生数额，然后进行试算调整，在试算平衡的基础上启用账簿或账套，从而进入正常的记账工作进程。

建账在会计工作中十分重要，来不得半点马虎。所以在云南兴盛商贸有限公司，张方经理亲自把关，忽老师也充分建言献策，大家群策群力一起建账，力求做到最好。

一、手工账建账

做账所需的账簿等所有物料，什么总账、三栏式明细账、多栏式明细账、数量金额式明细账、固定资产明细账等等，早就准备好了。

小菜把上述账簿全部取出，逐一填写“账簿启用表”。填写完毕后请财务经理张方过目。张方看了十分满意，竖起大拇指连连夸赞。之后，张方在主办会计和复核两个栏目签了章，并协同小菜请领导在负责人栏目签章，并在账簿启用页加盖公章。

关于选用什么会计准则，张方经理是这样考虑的，虽然云南兴盛商贸有限公司刚刚开张，规模还小，但公司经营的金属材料的批发贸易，属于大宗商品交易，公司员工很快会突破20人，营业收入很快会突破5000万元，从而达到中型商业批发企业的标准。所以，经汇报总经理之后，公司否决了《小企业会计准则》，决定选择执行《企业会计准则》。

会计准则选定之后，会计科目自然是使用《企业会计准则》规定的科目。由于《企业会计准则》规定的会计科目很多，很多科目实际上用不到。小菜和张经理认为，做账的时候可以根据实际使用情况，每用到一个科目，就在账簿中新增一个科目，没必要把所有科目先预设在账簿里面。

至于期初数据，由于云南兴盛商贸有限公司是年新设立的企业，所有会计账户并没有任何期初余额，也没有本年发生额，直接登记年发生的账就可以了。所以小菜建账的时候，省了很多功夫。

账簿启用后，小菜拿出出纳员钱朵朵移交的原始凭证，开始登记记账凭证。

二、电脑账建账

根据原定计划，小菜还需要建立电脑账。在学校的时候，小菜学习过会计软件的应用，但对选用哪一种会计软件拿不定注意，于是请教忽老师，让给她提供参考意见。忽老师根据多年工作经验及个人习惯，向小菜推荐了××在线会计应用软件。小菜经请示领导后，购买了该款软件。至于建账，那就是非常容易的事了。小菜打开浏览器，进入软件应用网站，输入用户名、密码，登录软件操作用户界面。事实上，在线软件的应用界面，和本地软件是一样的，甚至更简洁、漂亮。

（一）创建账套

如下图所示，在软件应用界面点击新增账套，输入企业名称、本位币、启用期间，并选择适用的会计制度后，点击开始创建，软件系统即为你创建好账套。

（二）设置账套参数

小菜在软件应用中点击“设置”，然后点击“系统参数”，把公司名称、账套启用日期、适用会计制度、会计科目几次及编码规则等设置好，整个建账就基本完成了。至于会计科目，可以在做账的过程中逐步添加、修改。

关于系统参数，需要就以下几点予以说明：

1.启用期间为开始做账的会计期间，并不是当前月份，例如年10月建账，需要补记年9月的账，那么启用期间为年9月；

2.会计制度的选用可以中途切换，但根据《企业会计准则》的规定，必须在满一个会计年度之后才能更换；

3.科目级次默认为4级，一般应用中应尽量避免使用过多的级次。科目编码长度一级科目默认为4位，二级至四级均默认为2位，建议把二级科目的编码修改为3位，其它级次的编码长度不用修改；

4.建议勾选“账簿余额方向与科目方向相同”和“现金、银行存款科目赤字检查”。

总而言之，经过简单设置之后，电脑账就算是建好了，可以开工做账了。

（三）增加、修改会计科目

实际上，小菜选定了会计准则之后，软件系统是预设了会计科目的。忽老师建议，对一些常用的二级会计科目，可以一次性先预设好；不常用的，事先没有考虑到的二级科目，可以在实际使用的时候再增加。

在软件应用界面里面，依次点击设置、科目、新增等菜单按钮，即可进入会计科目设置界面，如下图。根据规则输入科目编码、科目名称，并根据需要设置好辅助核算等信息后，点击保存按钮，一个科目就设置好了。至于修改会计科目，其原理也是一样的。

（四）辅助核算

忽老师推荐给小菜的××在线财务软件系统提供了丰富的辅助核算功能，当然也有数量核算和外币核算等功能。根据公司实际情况，小菜对在途物资、库存商品两个科目设置了存货核算（辅助核算的一种），并设置了数量核算，设置界面如下图所示。

三、期初余额问题

由于云南兴盛商贸有限公司是年新设立的企业，所有会计账户都没有任何期初余额，也没有本年发生额，所以并不需要录入期初余额。

一般企业如遇到重新建账，是需要录入期初余额的。期初余额的录入，有两种情况，一种是年初新建账，这时候只需要把上年末的期末余额作为本年度的期初余额录入就可以了；另一种情况是在年中建账，这种情况需要把建账上月的期末余额作为本月度的期初余额录入到新账里面，同时，还要把本年1月至建账上月的本年累计发生额录入到新账里面。录入期初余额及本年累计发生额之后，还要会计使用软件提供的“试算平衡”功能，进行试算平衡，然后就可以开始正常做账了。

（一）录入期初余额和本年累计发生额

小菜所在的云南兴盛商贸有限公司是不需要录入期初余额的，然而很多重新建账的企业却必须录入期初余额，因为会计工作必须是连续的。

如下图所示，在软件应用界面点击设置、财务初始余额菜单按钮，进入财务初始余额录入界面。我们需要依次录入各科目的期初余额、本年累计借方、本年累计贷方的数额。录入之后，系统会自动给出年初余额。例如，某公司从年10月重新建账，库存现金9月末余额为12,360.41元，年借方累计发生额为384,200.00元，贷方累计发生额为411,295.64元。依次输入上述数据，系统即自动计算出年初余额为39，456.05元。

实际上，根据《会计基础工作规范》的规定，会计发生变更时，需要办理交接手续。新会计接收会计工作之后，要使用原有账簿或账套继续做账。所以，年中重新建账一般是不允许的。

（二）试算平衡

期初余额和本年累计发生额录入完毕之后，需要进行试算平衡测试。如试算平衡，表示录入的数据借贷方是平衡的，可以开始做账了。

当然了，试算平衡不表示录入的数据是正确的，比如借贷方同时误录了相同的金额的数字，在试算平衡时也能通过测试。所以保险的做法是，初始数据录入完成之后，要先检查一遍，再进行试算平衡测试。

四、后期调整补充

由于建账的时候并没有、也不可能把所有因素考虑到位，所以在做账的过程中，需要对账套结构、会计科目、核算要求等进行调整、补充，比如新增明细科目，修改明细科目名称，添加辅助核算等等，这些事项属于对建账的正常调整、补充。