电子采购和传统采购的区别(采购信息系统,关键词优化)

电子采购是由采购方发起的一种采购行为，是一种不见面的网上交易，如网上招标、网上竞标、网上谈判等。人们把企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B 2 B 电子商务，事实上，这也只是电子采购的一个组成部分。

电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。可以说，企业采购电子化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。电子采购使企业不再采用人工办法购买和销售它们的产品，在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。

传统采购模式下，企业采购流程非常复杂，包括采购申请，信息查询发布，招标投标评标，治谈签约结算，物流配送交割、协调相关部门等在内环节全部手工操作，浪费了极大时间成本和人力成本，过程效率低下。采购部门的管理人员需要处理大量的事务工作，无法在战略的高度上担任起所负责项目的损益分析、评估和决策，也不可能实行前瞻性的采购管理、建立供应商战略合作伙伴关系、重新审视采购模型、供应商合理化运作等等。

电子采购与传统采购区别最大的就是效率。

传统采购的三大弊端：

1、物料采购与物料管理为一体。目前决大多数企业行使采购管理的职能部门为供应部(科)，也有企业将销售职能与采购职能并在一起，称为供销科。在这种模式下，其管理流程是:

需求部门提出采购要求指定采购计划/定单。询价/处理报价一>下发运通知一>检验入库一>通知财务付款。

上述是一个完整的采购业务流程，在实际操作中有些流程如询价/报价在很多企业中不是每次都进行的，该流程主要缺点是:物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制;同时在这种模式下，供应部(科)担负着维系生产用原材料供给的重任，为保证原材料的正常供应，必然会加大采购量，尤其是在原料涨价时，这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付帐款。

2、业务信息共享程度弱。由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完成，没有必要的文字记录，采购信息、和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。

其带来的影响是：业务的可追溯性弱，一旦出了间题，难以调查；同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员的岗位变动对业务的影响大。

3、采购控制通常是事后控制。其实不仅是采购环节，许多企业对大部分业务环节基本上都是事后控制，无法在事前进行监控。虽然我们承认事后控制也能带来一定的效果，但是事前控制毕竟能够为企业减少许多不必要的损失，尤其是如果一个企业横跨多个区域，其事前控制的意义将更为明显。

传统模式下的采购管理主要存在上述3个问题，通过ERP(Enterprise Resource Planning )系统的实施，如何发现采购管理环节中的间题，集中力量解决急需解决的核心问题，并通过系统运行为采购管理带来持续改进的效果呢?

一、以职责为核心

在传统的管理模式下，其贯穿的管理思路是基于部门的管理，其层次首先是部门，其然后是部门对应的工作范围，如我们在企业组织机构图中能够找到供应部(科)，之后我们进一步去了解供应部负责的具体工作。而在ERP系统中，尤其是国外大型ERP系统，每名员工首先是对应各个职责，这些职责既可以是系统预先设定的，也可以灵活进行定义。

系统将部分工作从采购模块中全部或部分剥离出来，如提出采购请求、检验入库、通知财务付款、供应商管理这几个工作等。系统的这种设计方法是将所要完成的工作分解成相关的职责，并对应到模块中，在ERP实施中，最好将属于一个模块的职责进行组合成一个工作组或业务部门，这样做的益处在于:

企业将同一类业务进行集中处理，体现集中管理的思想。如某企业在实施中通过职责分析，发现同一个采购定单职责由多个业务部门所拥有，在咨询顾间的建议下，将其收归为一个部门，减少了大量采购资金。实行集中管理还减少了许多协调工作，因为企业的跨部门协调是一项费时费力的工作，减少了这些工作，无疑极大地提高了办事效率。

将属于库存的职责从原有的职能部门分离出去，有利于加强业务监督，因为从库存管理角度讲，希望存货的资金占用最少，存货的数量越少管理也越容易，而采购部门希望存货的数量更多一些以保证生产要求，这样的一对矛盾使得库存管理部门尽可能的结合生产消耗来制定相关的库存补充计划，包括最大一最小计划、物料调配计划等，而采购部门通过对存货的定期检查来避免缺货。经过一段时间的运行，其存货必然会调整到一个相对合理的水平。物流管理和资金流管理分离，即将通知财务付款职能放到财务部门，体现资金流随物流而动的管理思路，避免了对供应商付款中的很多人为因素，同时对盲目采购也起了相当的限制作用，因为付款的权利不在物流部门。

二、基础信息高度共享

虽然许多企业在实施ERP时都将减少日常工作量作为成功标准之一，但在使用ERP系统后，有些岗位的工作量是会增加的，尤其是提供基础信息的岗位。具体到采购管理中，采购员、询价l报价管理员的工作会增加，因为以往这些工作都是通过电话来完成，而ERP系统要求所有的采购单据都要在系统中进行记录，这样做对采购管理会带来如下变革：

1、业务的可追溯性强。ERP系统可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态，包括库存接收的数量、采购退货的数量、发票数量等;

2、减少业务操作中的人为因素对供应商的管理。在采购管理过程中，传统的供应商管理存在大量人为因素。使用ERP系统后，系统将按照设定的指标对供应商的状态进行分析，包括供应商供货质量分析、数量分析等，并从中总结规律制定相应的供应商管理策略，如设定相应的配额和询价优先级等。这样将业务人员的调动对工作的影响尽可能的减少，新来的业务人员可以通过系统方便的查询某一类供应商的名单、联系方式、历史供货记录，并按照设定的供应策略进行采购业务。

三、控制体系完备

事前控制、事中监督、事后分析二这一管理理念在ERP系统中的具体运用，是ERP系统与传统信息系统最明显的区别。

流程有序在ERP系统中可以设定哪些物料必须经过采购申请，哪些物料必须首先制定A、的采购计划等来对采购工作流程进行控制，来细化采购部门的日常管理，加大管理幅度。

审批严格虽然在传统模式下，我们也强调采购管理要按照一定的层次进行控制，但是在实际操作中，尤其是跨地区的公司要这点非常难。通过ERP系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必需经主管领导审批，否则ERP系统中将无法继续处理该单据，包括接收相应的货物、进行付款等。如果一个公司采取集中财务模式，那么配合采购流程的控制，其效果将更明显；

监督有方。在采购业务处理过程中，监督人员(不仅指采购部门领导)若通过查询发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到间题解决为止。如若发现某定单属于重复定单，可以将其暂停，查明原因，或取消该定单;

区别于传统管理模式，ERP系统还可以随时运行需要的报表，来反映某一时期采购业务的执行情况，包括趋势分析等，为下一阶段工作改善提供及时的信息；

ERP系统实施对采购管理的改善不仅局限于上述3个方面，更重要的是它为业务人员带来了一种体验，让业务人员认识到信JA技术是如何改变和优化业务流程的。随着经济日益全球化与信息技术发展，比价采购作为企业集团加强成本控制的有效手段，已被众多大型企业集团所应用，其中电子比价采购已成为一种重要的电子采购工具。

何为比价采购?

比价采购是采购商发布采购要求及相应的交易条件，由供应商在规定的时间内竞价，采购商根据信用、价格、成交历史等因素选择最终确定供应商。

比价采购扩展了企业选择供应商的范围，提高了供应商的整体水平，通过比价采购使采购方以低成本获得更好的供应商，还可以降低原有供应币场的季节性波动，便于寻找到更稳定的供应源组合。

比价采购提高了交易效率。采购方与供应商的谈判不受时间和空间的限制，价格是比价采购的主要考虑因素，企业通过比价采购获得低廉的资源，新供应商的加入强化了供应商的竞争，竞争使采购方获得更大收益。比价采购节约了采供各方协商谈判时间，提高了采购决策速度，降低采购管理费用，减小存货水平，缩短采购时间，加快了现金流动。与传统过程相比，管理费用大幅下降。中国建材在线研究发现，比价采购通常能节约5%-20%的采购成本和25%-35%的管理成本。据中昌工程咨询公司相关负责人介绍，自使用中国建材在线的比价采购平台少实施物资采购以来，因其通过在线公开竞价替代传统的谈判过程，从而大幅度的降低了采购成本，平均降低费用支出在1500以上。

比价采购增强了采购方对供应商的控制力。采购方由于有些项目采购金额小，采购周期短，在与供应商的谈判中常常处于劣势地位，不得不接受供应商的高价。但随着网络的普及和比价采购的出现，采购方可以将有共同采购需求的小采购项目组合采购实现规模性集中采购。因为比价采购只要采购金额足够大，产生的利润足以吸引众多的供应商投标竞争，就可能以优惠的采购价格达成交易合约。

增加了采购的透明度，有效地保证了竞争的公平、公正、公开。由于在互联网上实施采购行为，购买货物的各种标准、竞价规则，以及供应商提供的价格都公开显示，而且，整个过程受到各方的关注与监督，因此，询私舞弊的机会大大减少。而在传统采购中，所有的事情都是由人亲自处理，主观性的东西将会影响购买决策的制定，不公平、不公正的事情时有发生。

比价采购这种交易模式对原有的供应商关系管理带来了巨大挑战。比价采购降低了采购方对供应商的依赖，让更多的供应商参与投标，一方面扩大供应商的选择范畴，另一方面降低供应商讨价还价余地，使采购方处于主导地位。采购方利用比价采购建立新的供应链，整合供应商关系。采购方在参与竞标的供应商中选择更具竞争优势的供应商，实现动态供应商管理，提高其整体水平。

比价采购平台使企业采购决策依据的信息更加丰富，采购过程更加公平，采购信息交流与传递更快，采购管理监控更加有效，采购工作强度减轻了，工作人员的敏率提高了，采购价格降低了，费用减少了，与供应商的联系更加方便了。实践证明，网上比价采购对传统采购模式，降低成本，提高工作效率、管理水平和竞争力都有十分显着的成效。

电子商务采购较传统采购的优越性

（1）降低采购成本，减少采购环节，提高采购效率

电子商务面对的是全球市场，可以突破传统采购模式的局限，货比多家，在比质量、比价格的基础上找到满意的供应商，大幅度地降低采购成本；采购人员利用INTERNET网络平台进行供应商选择、产品询价、定货等活动，可以大大降低采购费用。通过网站信息的共享，可以实现无纸化办公，大大提高采购效率。

（2）探购信息准确、全面，方便领导人决策

利用INTERNET网络平台的物资采购模式，都必然有全面的数据库作为支持。企业领导人可以方便地了解每一种产品的价格、数量、库存情况，定单的执行情况，资金的使用情况以及供应商情况等各种信息，针对采购过程中出现的问题，快速反应。计算机强大的分析、统计能力也大大降低了采购人员的工作强度，提高了采购效率。

（3）探购过程公开、公平，公正、提高采购的透明度

通过将采购信息和采购流程在网络公开，避免交易双方有关人员的私下接触，基于电子商务的采购平台，由计算机根据设定的采购流程自动进行价格、交货期、服务等信息的确定，完成供应商的选择工作。整个采购活动都公开于网络之上，方便群众的监督，避免采购中的黑洞，使采购更透明、更规范。

（4）可以实现采购业务程序的标准化

电子商务采购是在对业务流程进行优化的基础上进行的，在此之前，企业必然要对传统的采购流程进行重组，以最大化的发挥基于电子商务的采购过程中各个环节的作用。这样，按照设定好的标准化软件流程进行，则可以规范采购行为，规范采购环节大大减少采购过程的随意性。